No dia 31 de dezembro de 2025, a Receita Federal publicou a Portaria nº 635/2025, que trata da habilitação dos titulares de benefícios onerosos de ICMS à compensação financeira decorrente da substituição do ICMS pelo IBS, nos termos do art. 156-A da Constituição Federal. Essa compensação ocorrerá entre 2029 e 2032, período em que esses benefícios serão reduzidos gradualmente.

Para que esse benefício possa ser habilitado, detalhamos abaixo o passo a passo e requisitos, conforme previsto no texto legal:

Passo 1: Verificação de elegibilidade do benefício

Para que esses benefícios possam ser habilitados, é importante confirmar se estes e o titular deles atendem aos critérios previstos pela portaria, quais sejam:

• Titularidade: deve ser a pessoa física ou jurídica que detém o direito à fruição do benefício e que esteja adimplente com as condições exigidas.
• Natureza do benefício: deve ser um benefício oneroso, ou seja, concedido por prazo certo (até 31/12/2032) e sob condição (contrapartidas como geração de empregos, investimentos em P&D ou expansão de empreendimentos).
• Marco temporal: o benefício deve ter sido instituído até 31/05/2023. Há exceções para migrações de benefícios realizadas até 16 de abril de 2025, desde que o benefício original fosse anterior a maio de 2023.
• Regularidade fiscal: o requerente deve estar com o CNPJ regular e em dia com o INSS, FGTS e tributos federais (Certidão Negativa de Débito), além da inexistência de sanções por improbidade administrativa, crimes ambientais ou atos lesivos à administração pública (Lei Anticorrupção).

Além disso, a portaria traz alguns benefícios que são expressamente vedados de serem habilitados, ainda que pareçam possuir natureza onerosa: (i) prestação interestadual de produtos agropecuários/extrativos in natura; (ii) atividades portuárias e aeroportuárias vinculadas ao comércio internacional; (iii) benefícios da Zona Franca de Manaus e Áreas de Livre Comércio específicas (ex: Boa Vista, Macapá, Tabatinga), etc.

Passo 2: Adesão ao DTE

Para que o contribuinte possa fazer a habilitação do benefício, a portaria em comento prevê a obrigatoriedade da adesão ao Domicílio Tributário Eletrônico (DTE), nos termos da Instrução Normativa nº 2.022/2021.

Passo 3: Requerimento na RFB

A RFB determina que a habilitação deve seguir alguns parâmetros, quais sejam:

• Deve ser feito entre 1º de janeiro de 2026 e 31 de dezembro de 2028.
• Deve ser feita exclusivamente via serviço digital no e-CAC (Centro Virtual de Atendimento) da Receita Federal.
• Deve ser apresentado um requerimento para cada espécie de benefício fiscal que se pretende compensar.
• Deverá ser informado no preenchimento do requerimento:

(i) Ato normativo e ato concessivo do benefício, indicando a unidade federada e as datas de vigência, prorrogação ou migração;

(ii) Datas do registro e depósito do benefício no Confaz;

(iii) Descrição detalhada das condições impostas (ex: ônus ou restrições à atividade);

(iv) Indicar como o ganho financeiro é apurado (crédito presumido, desconto por antecipação ou ganho financeiro por ampliação de prazo);

(v) Cópia do ato concessivo e outros documentos que comprovem o cumprimento dos requisitos;

(vi) Declaração de que cumpre as condições do benefício;

Em que pese a apresentação da declaração de cumprimento das condições do benefício, a habilitação só será deferida se a unidade federada concedente (estado ou DF) ratificar essa declaração.

Passo 4: Análise da RFB

Após o envio do requerimento, a RFB irá analisar o pedido do contribuinte, que será realizado da seguinte maneira:

• Prazo de análise: a Receita Federal tem 120 dias para se manifestar
• Deferimento tácito: o requerimento de habilitação será considerado deferido a partir de 2 de janeiro de 2029, caso transcorrido o prazo de cento e vinte dias de sua apresentação sem que tenha havido manifestação da Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil;
• Suspensão do prazo: o prazo de 120 dias para e se a RFB solicitar documentos adicionais ou se estiver aguardando a declaração do órgão estadual.
• Resultado: a concessão oficial da habilitação se dá pela edição de um Ato Declaratório Executivo;
• A habilitação será negada ou cancelada se: (i) o requerente não atender aos requisitos de regularidade ou prazo; (ii) o benefício não possuir repercussão econômica passível de compensação e (iii) as condições deixarem de ser cumpridas após a habilitação (gerando suspensão ou cancelamento)

O que esse cenário exige do contribuinte?

A partir de 2026, a gestão de incentivos fiscais de ICMS passa a exigir uma transição operacional rigorosa e estratégica. A Portaria RFB nº 635 estabelece que a manutenção do valor econômico desses benefícios, durante sua extinção gradual entre 2029 e 2032, depende obrigatoriamente de uma habilitação prévia e complexa perante a Receita Federal.

A definição restritiva de benefícios onerosos, que exige a comprovação de contrapartidas reais como geração de empregos ou expansão de investimentos, somada à necessidade de ratificação expressa pelos Estados, cria um ambiente de elevada exigência documental. Omissões ou falhas na formalização dos pedidos até o prazo final de 2028 resultarão na perda definitiva do direito à compensação financeira, impactando diretamente o fluxo de caixa e a competitividade futura.

Nesse contexto, a auditoria dos atos concessivos, o saneamento das condições de fruição e o protocolo tempestivo dos requerimentos via e-CAC realizados por uma consultoria especializada, deixam de ser uma tarefa de conformidade acessória e passam a ser uma medida crítica de proteção patrimonial e eficiência fiscal.